Existem um monte de conselhos e dicas de como fazer uma reunião eficiente e mais produtiva. E todos sabemos da importância de um bom gerenciamento de conversas, conseguir criar diálogos focados e deliberados é vital para que uma reunião realmente cause impacto no desempenho organizacional e na entrega de resultados, ou seja, não se torne apenas uma perda de tempo.
Um ponto que os líderes prestam pouca atenção e deveriam focar mais nas reuniões é a criação de experiência de qualidade para cada participante.
O que é uma experiência de qualidade em uma reunião? Podemos definir como uma boa experiência de qualidade quanto conseguimos deixar todos os integrantes da reunião com um sentimento de estarem integrados, valorizados e fazendo parte do assunto. Naturalmente a ideia é conseguir melhorar os resultados com uma reunião, resolver um problema. Mas reuniões colaborativas podem ser algo produtivo e não precisam ser opostas.
Mas como saber se suas reuniões estão fornecendo uma boa experiência para os envolvidos? Essas duas questões podem ajudar no desenrolar dessa dúvida: Como é uma reunião que realmente funciona? E o que faz você se sentir bem nessa reunião?
A segunda pergunta tipicamente suscita respostas como estas:
- “Eu nunca deixei nada importante não dito. Quando falei, senti que estava sendo ouvida, e acreditei que o que eu disse teve um impacto. “
- “Parecia que eu era realmente um membro do grupo. Todos pareciam genuinamente interessados um no outro e no que estava acontecendo em nossas vidas. “
- “Eu sabia que eu adicionava valor, tanto nas reuniões como fora deles.”
Em outras palavras, cada reunião de grupo se somou à experiência de ser um membro produtivo e valorizado do grupo.
E como os líderes podem proporcionar reuniões assim para seus colaboradores?
Trabalhe duro para estar presente.
Tome tempo suficiente para se preparar para que você possa estar disponível e atento antes e durante a reunião. Se você está atrasado por causa de outra reunião ou ainda pensando em como conduzir esta reunião, você estará preocupado e não está realmente disponível para quem quiser se conectar.
Preparação permite que você relaxar sobre a liderança da reunião e prestar mais atenção a “leitura da sala” — percebendo como as pessoas estão fazendo como eles andam, e durante toda a reunião.
Demonstre empatia.
As pessoas associam atenção e cuidado — sua atenção importa. Observar, ouvir, fazer perguntas pensadas, e evitar distrações e multitarefa. A empatia é uma habilidade aprendida que pode ser praticada simplesmente deixando de lado o telefone e/ou computador por duas a três horas por semana e realmente ouvindo alguém. Reuniões podem ser o seu principal lugar para aprimorar essa habilidade.
Configure e gerencie a conversa.
Peça permissão ao grupo para gerenciar deliberadamente a conversa. É importante estabelecer algumas diretrizes sobre distração. Peça às pessoas para:
- Evitar usar tecnologia, a menos que seja pertinente para algum tópico;
- Evitar qualquer comportamento perturbador — verbal ou não verbal;
- Ouvir e respeitar as pessoas quando elas estão falando;
- Convidar os outros a falar se a sua opinião precisa ser ouvida.
Inclua tempo suficiente em cada tópico para permitir ampla participação.
Isso significa ter menos itens da agenda e mais tempo alocado para cada tópico. Um dica é colocar 20% menos itens em sua agenda (reduzir o escopo da reunião) e permitir 20% mais tempo para cada item deste escopo reduzido.
Retarde a conversa para incluir todos.
Gosto da ideia de mudança social, onde você tem um senso de quem já falou e quem não falou e se a conversa está sendo controlada ou dominada por uma ou mais pessoas. Você não precisa configurar isso como uma regra, mas você pode modelá-lo como um estilo inclusivo de conversa, para que as pessoas se tornam mais propensos a notar que ainda não falou.
Para implementar essa prática, chame as pessoas gentilmente e estrategicamente. Gentilmente neste caso quer dizer fazê-lo sentir e soar como um convite — não um método de controle de participação. Por estratégia , quero dizer pensar, durante a sua preparação, que precisa ser parte da discussão para cada tópico. Pergunte a si mesmo:
- Quem seria ótimo em iniciar a conversa?
- Quem é afetado pelos resultados e, portanto, precisa ser solicitado para a sua opinião?
- Quem é mais provável ter uma visão diferente?
- Quem tem mais experiência no assunto e que podem sentir se estamos cometendo um erro ou faltando alguma coisa?
Verifique com pessoas em horários específicos.
Comece cada reunião com uma pergunta: “Alguém tem alguma coisa para dizer ou perguntar antes de começar?” Pergunte deliberadamente e com um tom que sinaliza que esta conversa é importante para você. E depois esperar. Pausar transmite que você não está interessado em chegar a outro lugar que não aqui, agora — que essa conversa importa.
Não estrague suas pausas fazendo comentários sobre a falta de resposta ou a lentidão de uma resposta. As pessoas muitas vezes precisam de alguns momentos para refletir, encontrar algo a dizer, e pensar sobre a melhor maneira de expressá-lo. Apenas espere.
Uma vez que as pessoas percebem que você está disposto a fazer uma pausa, eles se tornarão mais conscientes, e quando tiverem uma pergunta, não se preocuparão que estão abrandando a reunião.
Conversas de alta qualidade com ampla participação permitem que as pessoas se conheçam de maneiras que levam à amizade e colaboração. É o ato de estar com outras pessoas de uma maneira atenciosa e atenciosa que nos ajuda a sentir que estamos todos juntos nisso. Construir uma experiência de qualidade em suas reuniões leva tempo, mas vale a pena.
Fonte: Artigo adaptado e com tradução livre do artigo escrito por Paul Axtell para a revista Harvard Business Review de Abril de 2017.
