Uma coisa que se repete muito na área de vendas é você chegar ao final de semana exausto da rotina da semana e no fim de tudo isso não conseguiu atingir suas metas estipuladas de reuniões, ligações e novas prospecções.
No decorrer da semana, surgem novos imprevistos, novos e-mails para responder e aquela reunião que você planejou ser de meia hora se estendeu por longas duas horas e assim no fim do dia você não conseguiu concluir mais uma vez todas as suas tarefas planejadas.
Bate aquele desespero quando chega o final do dia ou o final da sexta-feira, o famoso “medo de não atingir a meta” e consequentemente não receber sua comissão. As ações não planejadas que aparecem no seu calendário minam seu planejamento e no final parece que sua semana foi totalmente improdutiva.
Solucionar esse problema não é tão complicado quanto parece, afinal a dica é deixar sempre um espaço “livre” no seu calendário semanal. Mesmo que aquela reunião com o cliente ainda falte ser proposta, você deve dar importância na sua agenda para os eventos que “talvez” aconteçam. Isso deve ser levado a sério assim como as reuniões e ligações e todas as tarefas que fazem parte do seu calendário semanal.
Com o tempo você vai observar que esse método é uma ótima maneira de continuar nos trilhos e atingir as metas que busca. Abaixo vamos listar três atividades que vão te ajudar a começar colocar essa metodologia em prática no seu dia-a-dia:
1. Agrupe todas as atividades importantes em blocos antes de propor novos compromissos.
Vamos lá, por exemplo, você tem como meta semanal:
- 10 reuniões com clientes para demonstrar seus produtos/serviços (2 por dia);
- 100 ligações a potenciais clientes (20 por dia);
A primeira descoberta quando você agrupa suas atividades em blocos, é que tudo parece que pode ser atingido e seus compromissos se tornam mais palpáveis e realistas, afinal, agora você sabe exatamente o que é preciso fazer por dia para atingir a sua meta semanal.
O segundo ponto também é muito importante, você deve ter consciência que cumprir essas metas depende única e exclusivamente de você, seja disciplinado com o que estipulou.
Terceiro, você irá se adequando aos poucos e analisando seu potencial para cumprir todas as tarefas, se as metas estão bem estipuladas, se deve reduzir ou pode aumentar a carga de compromissos. Você vai obter com o tempo a visão de quais os melhores horários para ligações, reuniões e demais compromissos, se vai começar o dia respondendo seus e-mails ou vai fazer isso no final de cada dia. Enfim, essas pequenas adaptações de horários são normais em um primeiro momento, até que os melhores períodos sejam estipulados e suas atividades se tornem um hábito, quando perceber vai estar fazendo isso de forma automática.
Uma boa dica é agrupar essas atividades, fazer as reuniões no mesmo período, pode ajudar na logística e ainda pega você mais motivado e cheio de ideias oriundas de reuniões passadas. As ligações também são interessantes serem agrupadas, um bom período para fazê-las é no final da tarde e também fazer todas em sequência, pelo mesmo motivo das reuniões, utilizar o embalo e aproveitar que você está focado naquela tarefa para tirar o máximo de proveito dela.
O grande impacto desta metodologia de dividir as tarefas em pequenos blocos, é que você já sabe com antecedência tudo que precisa fazer e quando fazer para atingir sua meta semanal, antes mesmo das tarefas intrusas começarem a aparecer na sua agenda. Assim você pode alocar essas novas demandas diárias de acordo com a urgência, sem comprometer suas metas, trazendo um melhor equilíbrio para seus compromissos.
2. Metas de Execução e metas de planejamento são parceiras.
Um ponto importante que deve ser levado em conta é perceber que o planejamento semanal e o planejamento da movimentação da semana devem acontecer simultaneamente. Para atingir suas metas, você precisa ter metas de planejamento e metas de execução. Isso mesmo, seguindo o exemplo que usamos anteriormente, você precisa fazer 100 ligações e 10 reuniões na semana atual e você deve programar o mesmo número de tarefas para a próxima semana e saber para quem você vai ligar e com quem vai se reunir.
Atingir a meta de execução não é o suficiente, se você não estiver pensando também na meta de planejamento do seu calendário futuro o tempo todo. Mas essa tarefa de planejamento é algo que você fazer e muitas vezes nem vai perceber, por exemplo, você fez as ligações que estavam marcadas para o dia de hoje e algumas delas certamente você já marcou algumas reuniões para apresentar seu produto ou serviço, pronto, você já pode alimentar sua agenda da próxima semana com essas tarefas.
O ideal é você fazer isso diariamente, como as tarefas de execução, se você fez 2 ligações ou reuniões e conseguiu marcar mais 2 para a próxima semana, você está no caminho certo.
O sucesso gera sucesso, uma maneira de analisar se você está no caminho certo é quando você se sentir bem em dizer para o cliente: “O único horário que posso encontrar você é na quarta-feira, depois das 17h.” Isso quer dizer que você está preenchendo seu calendário direitinho e sua metodologia e controle estão funcionando.
3. Evite se auto sabotar e se recompense por ações importantes que fazem a diferença para seu negócio.
Se estiver em um momento do ciclo de vendas que seja necessário várias reuniões com o mesmo cliente para o fechamento, você está correndo o risco de cair na armadilha de contar as reuniões erradas nos seus indicadores de metas. Caso, você tenha mais de uma reunião para fechar o negócio, o ideal é contar somente uma reunião com reunião para prospecção, afinal é o mesmo cliente nas demais. A ideia das reuniões semanais devem ser por clientes e não por reunião.
Para evitar essa armadilha você pode usar uma nova regra de organização, blocos da primeira atividade por negócio.
Funciona da seguinte maneira, você separa as suas ligações de prospecção em “quente” e “frio”, ao invés de deixar todas no mesmo bloco. Isso se aplica também as primeiras reuniões, em vez de todas as reuniões. Você pode dividir em reuniões de prospecção, apresentação e fechamento.
Isso vai evitar que você mesmo sabote suas metas e consequentemente as suas realizações. O importante é não perder o foco das principais ações que alimentam seu negócio.
Seu saldo bancário no final do mês e suas comissões são suas recompensas tangíveis. Estar dentro da sua programação é a maior recompensa que pode ter até lá. E essa recompensa é a única coisa que vai levar você até sua meta de vendas e a um gordo contracheque. Portanto, aprenda a se recompensar com base nisso, pelo menos mental e emocionalmente.
4. Você é o dono de seu calendário, não seus prospectos e clientes.
Quem conhece melhor sua programação e metas, você ou seus prospectos? Isso mesmo, somente você conhece sua programação de vendas, suas metas e o caminho que deve seguir para ter atingir seus resultados. É um trabalho que você não pode delegar. Uma vez que você repassa ou deixa outra pessoa guiar seus objetivos, começa a perder ritmo e produtividade.
É difícil rejeitar um pedido quando se está desesperado e sem rumo para seguir, sem planejamento. Mas quando você está no ritmo e nos trilhos com seu planejamento, você tem mais autoridade e negocia melhor os horários com seus prospectos e clientes, fazendo o que for preciso para que o dia gere resultados.
Então está esperando o que para colocar em prática essas dicas e começar a controlar sua agenda de uma vez por todas.
Vamos lá e boas vendas.
